Регламент работы администратора в IN DANCING STUDIO
Информация
1. Зачем нужен регламент и почему его нужно знать и применять
  1. 1
     Регламент — документ, который перечисляет и описывает по порядку задачи и действия, которые необходимо выполнить сотруднику для создания ценного конечного продукта его должности.
  2. 2
    Регламент нужен для того, чтобы сотрудник четко знал какие задачи ему нужно выполнять, за что он получает заработную плату, какие бонусы и штрафы есть за невыполнение этих задач.
2. Должность и ЦКП (ценный конечный продукт)
  1. 1
    ЦКП (Ценный конечный продукт) это конечный результат какой-то деятельности: произведенная ценная вещь или услуга, которая обладает обменной ценностью. Это то, что нужно кому-то и может быть обменено на деньги.
  2. 2
    ЦКП (Ценный конечный продукт) администратора - обеспечение бесперебойной работы студии
3. График работы 
  1. 1
    График работы - 7/0 будни - 10.00 до 21.00, выходные быть на связи с телефоном 
  2. 2
    График в праздничные дни - в праздничные дни студия работает (исключения составляют дни когда никто не арендовал зал)
  3. 3
    Возможно изменение графика в зависимости от количества арендуемых часов
4. Зарплата, начисления и штрафы 
  1. 1
    Зарплата 
    Зарплата администратора состоит из окладной части и  дисциплинарного бонуса, выплачивается 1 раз в конце месяца (последнее число месяца) 

    Оклад - 20000 в месяц

  2. 2
    Штрафы:

    200р - за одно невыполнение или не точное выполнение всех задач по регламенту 

    1000р - штраф за скрытие факта аренды (клиент арендовал зал, администратор не внес занятие в расписание и не внес оплату) 

    1000р - скрытие факта привода клиента (привел клиента преподавателю, не внес оплату с СРМ систему, не записал клиента в СРМ систему - 2000р

    Отмена аренды по вине администратора - стоимость аренды

    Штраф за порчу имущества студии (телефон или ноутбук) - восстановление за свой счет или в счет зп
5. Рабочий стол Администратора
Какие приложения должны быть открыты на компьютере
  1. 1
    СРМ система. 
    Логин - idancingwork@mail.ru, пароль - Indancing1987
    Ссылка - https://app.moyklass.com/ 
    Раздел помощи - https://help.moyklass.com/hc/r...
    Тел. поддержки - +7 (495) 108-52-39
  2. 2
    Вотсап на компъютере - https://web.whatsapp.com/ 
  3. 3
    Сайт с рекламой аренды залов 1 - https://findsport.ru/ 
    Логин - indancingstudio@mail.ru, пароль - BSABsT4y
  4. 4
    Сайт с рекламой аренды залов 2 -https://cabinet.musbooking.com/login 
    логин indancing, пароль tLmyCU
    Инструкция по работе с личным кабинетом - https://docs.google.com/docume...
    Тел поддержки - +7-977-937-93-80
  5. 5
    Регламент - https://indancingstudio.ru/reg...
  6. 6
    Сайт студии (вся инфа о ценах, направлениях, и преподавателях) - https://indancingstudio.ru/ 
  7. 7
    Почта куда приходят заявки -  indancingstudio@mail.ru
     пароль - dancer1987
  8. 8
    Тел охраны на первом этаже (если отключили свет, или нужно сообщить чтобы дали ключи арендатору, или другие вопросы) - +74953593333
  9. 9
    Снековый и кофе автомат (если нужно узнать сколько денег они нам заплатят за аренду автомата за текущий месяц - +7-916-254-43-42 Татьяна
  10. 10
    Почта для уведомлений
    Логин - idancingwork@mail.ru
    Пароль - Indancing1987
Задачи администратора
1. Работа с входящими обращениями 
  1. 1
    Входящее обращение - заявка на почте, звонок, сообщение в инстаграм директ, сообщение в вотсап смс, письмо на почту
  2. 2
    После того как поступило входящее обращение позвонить с клиенту или ответить на сообщение как можно быстрее, не позднее чем через 30 минут после обращения. 
    Если обращение поступило в нерабочее время - позвонить  клиенту или ответить на сообщение не позднее чем через 30 минут после начала рабочего дня
  3. 3
    Если не получается дозвониться клиенту 1 раз, то перезвонить через 30 мин, если не удалось дозвониться на второй раз то написать сообщение в вотсап или смс  
  4. 4
    Если по каким-то причинам администратор не ответил на входящее обращение - перезвонить или написать сообщение в течении 30 мин после пропущенного обращения
2. Работа с арендаторами бронирующими залы разово
Порядок и правила работы с арендаторами бронирующих зал с разовой оплатой в случае обращения (заявка на почте, звонок на рабочий номер, написал в вотсап)

Бронь на musbooking findsport или при входящем обращении
  1. 1
    При входящем сообщении/звонке - проконсультировать клиента и ответить на его вопросы

    Если пришла заявка на почту с Findsport или musbooking приступить к пункту 2
  2. 2
    Создать занятие в расписании СРМ системы
  3. 3
    Записать клиента на занятие 
  4. 4
    Оформить абонемент и отметить клиента на занятии

    Дата продажи - день аренды
    Действует с - день аренды
    Дата платежа - день когда поступил платеж (число в чеке)
  5. 5
    Внести бронь в расписание на сайтах Findsport и Musbooking
  6. 6
    Отправить в вотсап уведомление о брони, адрес, инструкцию 
  7. 7
    Дождаться оплаты и внести ее в срм систему
  8. 8
Перенос брони
  1. 1
    Перенос разовой аренды
    1. Если перенос на дату текущего месяца - поменять дату занятия
    2. Если перенос на дату следующего месяца - поменять дату занятия, поменять дату продажи абонемента на дату когда будет занятие, поменять срок действия абонемента "действует с"
  2. 2
Отмена брони
  1. 1
    В СРМ системе убрать отметку о посещении, поменять статус занятия на "не проведено", удалить занятие, удалить абонемент
  2. 2
    Удалить брони в Findsort и Musbooking
  3. 3
Оплата от клиента не поступила
  1. 1
    В день брони написать клиенту и напомнить об оплате
  2. 2
    На следующий день позвонить клиенту 2 раза
  3. 3
    В СРМ системе убрать отметку о посещении, поменять статус занятия на "не проведено", удалить занятие, удалить абонемент
  4. 4
    Написать комментарий в карточке клиента
    "Дата" не оплатил "сумма"
  5. 5
    Начислить сбор в musbooking 
  6. 6
3. Работа с арендаторами бронирующими залы на постоянной основе (ежемесячно)

Порядок действий и работы с арендаторами бронирующих зал на постоянной основе (на месяц)  - в случае обращения клиента (заявка на почте, звонок на рабочий номер, написал в вотсап)
  1. 1
    После обращения клиента проконсультировать его по ценам, условиям и свободному времени, рассказать наше предложение 
    1. Возможность разместить афишу в студии (на этаже 3 студии, большой трафик) 
    2. Оказываем услуги по привлечению клиентов (размещаем инфо на сайт и соц. сети) - комиссия 1000р за клиента купившего аб или 1 разовое занятие. 
    3. Скидка 10% при полной оплате после брони в течении трех дней при кол-ве часов 16+ за месяц.  
  2. 2
    Если нужно привлечение клиентов (только в случае оплаты или предоплаты аренды) отправить арендатору пример страницы
    https://indancingstudio.ru/sak... , или любой другой. И сказать чтобы арендатор отправил текст, фото и видео которые он хочет видеть на этой странице (формат страницы отстанется таким-же) почту indancingstudio@mail.ru
    1. акция для быстрого привлечения клиентов (если есть)
    2. Информация о педагоге (5-6 пунктов + одно фото лицом к камере (средний план или по пояс)
    3. Одно видео со своих занятий или вяступления
    4.Что входит в обучение (5+ фотографий с занятий или выступлений)
    5. Цены
    6. Расписание

  3. 3
    Создать группу Арендатора в СРМ системе 
  4. 4
    Создать в расписании срм системы занятия с группой арендатора
  5. 5
    Записать на занятия арендатора и поставить статус учится 
  6. 6
    Создатьб бронь на сайтах findsport и musbooking на текущий месяц или его остаток
  7. 7
    Cкинуть сообщение в вотсап по шаблону (бронь зала (постоянная аренда) в вотсапе 
  8. 8
    Дождаться оплаты и внести ее в СРМ систему
    Дата продажи - день аренды
    Действует с - месяц аренды
    Дата платежа - день когда поступил платеж (число в чеке)
  9. 9
    Отметить на занятии в день когда он занимается

  10. 10
    Если Арендатор сообщил за 72 часа о переносе занятия то изменения в расписании в СРМ в течении сразу внести в расписание на сайтах find Sport и Musbooking
  11. 11
    Постоянные арендаторы вносят предоплату в размере 100% до 5 числа текущего месяца, в случае отмены занятий арендатор должен сообщить за 72 дня до их отмены, если менее чем за 72 часа то деньги сгорают, пропущенные занятие могут отработать в текущем месяце 
  12. 12
    Аренда вендинг аппарата - в конце месяца внести в расписание занятие, выбрать группу вендинг, записать туда Татьяну вендинг (указать дату последнего числа текущего месяца), позвонить ей и узнать сколько вышло за аренду в текущем месяце и внести платеж (дата платежа должна быть за последнее число текущего месяца) (тел в списке рабочего стола администратора)
  13. 13
    Если арендатор уже занимается - написать ему 25 числа и спросить оставляет ли он часы которые были в прошлом месяце, если да то скинуть подтверждение брони
  14. 14
    Что делать в случае переноса занятия постоянного арендатора если он сообщил за 72 часа
  15. 15
    Если арендатор еще никогда не арендовал у нас зал 
    на постоянной основе (его нет в списке групп)
    и хочет забронировать время, то он должен внести предоплату после брони в течении 3-х дней в размере 30% от суммы абонемента
4. Услуги по привлечению клиентов

Порядок действий и работы с арендаторами которым нужны клиенты
  1. 1
    В случае обращения в студию - звонок, заявка, обращение в вотсап, инстаграм (созвониться, проконсультировать, выяснить хочет ли записаться)

    Если не хочет записаться ничего не делаем
    Если хочет записаться выполнить п.2
  2. 2
    Добавить контакт в СРМ систему, поставить статус контакт передан, отправить в вотсап контакт преподавателю (шаблон сообщения найти в вотсапе под название "новый клиент"
  3. 3
    Поставить задачу написать преподавателю по клиенту
  4. 4
    Написать преподавателю в день когда поставлена задача и выяснить занимается ли клиент сейчас и выставить статус в СРМ
  5. 5
    Дождаться оплату, внести ее в СРМ систему в группу клиенты и в группу преподавателя




от