Регламент работы администратора в IN DANCING STUDIO
Информация
1. Зачем нужен регламент и почему его нужно знать и применять
-
1Регламент — документ, который перечисляет и описывает по порядку задачи и действия, которые необходимо выполнить сотруднику для создания ценного конечного продукта его должности.
-
2Регламент нужен для того, чтобы сотрудник четко знал какие задачи ему нужно выполнять, за что он получает заработную плату, какие бонусы и штрафы есть за невыполнение этих задач.
2. Должность и ЦКП (ценный конечный продукт)
-
1ЦКП (Ценный конечный продукт) это конечный результат какой-то деятельности: произведенная ценная вещь или услуга, которая обладает обменной ценностью. Это то, что нужно кому-то и может быть обменено на деньги.
-
2ЦКП (Ценный конечный продукт) администратора - обеспечение бесперебойной работы студии
3. График работы
-
1График работы - 7/0 будни - 10.00 до 23.00
-
2График в праздничные дни - в праздничные дни студия работает (исключения составляют дни когда никто не арендовал зал)
-
3Возможно изменение графика в зависимости от количества арендуемых часов
4. Зарплата, начисления, штрафы и поощрения
-
1Зарплата
Оклад - 20000 в месяц
Выплачивается 1 раз в конце месяца (последнее число месяца)
-
2Штрафы:
200р - за одно невыполнение или не точное выполнение всех задач по регламенту
1000р - штраф за скрытие факта аренды (клиент арендовал зал, администратор не внес занятие в расписание и не внес оплату)
1000р - скрытие факта привода клиента (привел клиента преподавателю, не внес оплату с СРМ систему, не записал клиента в СРМ систему - 2000р
Отмена аренды по вине администратора - стоимость аренды
Штраф за порчу имущества студии (телефон или ноутбук) - восстановление за свой счет или в счет зп
-
3Поощрения
Если не было ни одного нарушения по регламенту то выплачивается поощрение 2000р к зарплате
5. Рабочий стол Администратора
Какие приложения должны быть открыты на компьютере
-
1СРМ система.
Логин - idancingwork@mail.ru, пароль - Indancing1987
Ссылка - https://app.moyklass.com/
Раздел помощи - https://help.moyklass.com/hc/r...
Тел. поддержки - +7 (495) 108-52-39 -
2Вотсап на компъютере - https://web.whatsapp.com/
-
3Сайт с рекламой аренды залов 1 - https://findsport.ru/
Логин - indancingstudio@mail.ru, пароль - BSABsT4y -
4Сайт с рекламой аренды залов 2 -https://cabinet.musbooking.com/login
логин indancing, пароль tLmyCU
Инструкция по работе с личным кабинетом - https://docs.google.com/docume...
Тел поддержки - +7-977-937-93-80 -
5Регламент - https://indancingstudio.ru/reg...
-
6Сайт студии (вся инфа о ценах, направлениях, и преподавателях) - https://indancingstudio.ru/
-
7Почта куда приходят заявки - indancingstudio@mail.ru
пароль - dancer1987 -
8Тел охраны на первом этаже (если отключили свет, или нужно сообщить чтобы дали ключи арендатору, или другие вопросы) - +74953593333
-
9Снековый и кофе автомат (если нужно узнать сколько денег они нам заплатят за аренду автомата за текущий месяц - +7-916-254-43-42 Татьяна
-
10Почта для уведомлений
Логин - idancingwork@mail.ru
Пароль - Indancing1987
Задачи администратора
1. Работа с входящими обращениями
-
1Входящее обращение - заявка на почте, звонок, сообщение в инстаграм директ, сообщение в вотсап смс, письмо на почту
-
2После того как поступило входящее обращение позвонить с клиенту или ответить на сообщение как можно быстрее, не позднее чем через 30 минут после обращения.
Если обращение поступило в нерабочее время - позвонить клиенту или ответить на сообщение не позднее чем через 30 минут после начала рабочего дня -
3Если не получается дозвониться клиенту 1 раз, то перезвонить через 30 мин, если не удалось дозвониться на второй раз то написать сообщение в вотсап или смс
-
4Если по каким-то причинам администратор не ответил на входящее обращение - перезвонить или написать сообщение в течении 30 мин после пропущенного обращения
2. Работа с арендаторами бронирующими залы разово
Порядок и правила работы с арендаторами бронирующих зал с разовой оплатой в случае обращения (заявка на почте, звонок на рабочий номер, написал в вотсап)
-
1
Бронь на musbooking findsport или при входящем обращении
-
1При входящем сообщении/звонке - проконсультировать клиента и ответить на его вопросы
Если пришла заявка на почту с Findsport или musbooking приступить к пункту 2 -
2Создать занятие в расписании СРМ системы
-
3Записать клиента на занятие
-
4Оформить абонемент и отметить клиента на занятии
Дата продажи - день аренды
Действует с - день аренды
Дата платежа - день когда поступил платеж (число в чеке) -
5Внести бронь в расписание на сайтах Findsport и Musbooking
-
6Отправить в вотсап уведомление о брони, адрес, инструкцию
-
7Дождаться оплаты и внести ее в срм систему
-
8
Перенос брони
-
1Перенос разовой аренды
1. Если перенос на дату текущего месяца - поменять дату занятия
2. Если перенос на дату следующего месяца - поменять дату занятия, поменять дату продажи абонемента на дату когда будет занятие, поменять срок действия абонемента "действует с" -
2
Отмена брони
-
1В СРМ системе убрать отметку о посещении, поменять статус занятия на "не проведено", удалить занятие, удалить абонемент
-
2Удалить брони в Findsort и Musbooking
-
3
Оплата от клиента не поступила
-
1В день брони написать клиенту и напомнить об оплате
-
2На следующий день позвонить клиенту 2 раза
-
3В СРМ системе убрать отметку о посещении, поменять статус занятия на "не проведено", удалить занятие, удалить абонемент
-
4Написать комментарий в карточке клиента
"Дата" не оплатил "сумма" -
5Начислить сбор в musbooking
-
6
3. Работа с арендаторами бронирующими залы на постоянной основе (ежемесячно)
Порядок действий и работы с арендаторами бронирующих зал на постоянной основе (на месяц) - в случае обращения клиента (заявка на почте, звонок на рабочий номер, написал в вотсап)
-
1После обращения клиента проконсультировать его по ценам, условиям и свободному времени, рассказать наше предложение
1. Возможность разместить афишу в студии (на этаже 3 студии, большой трафик)
2. Оказываем услуги по привлечению клиентов (размещаем инфо на сайт и соц. сети) - комиссия 1000р за клиента купившего аб или 1 разовое занятие.
3. Скидка 10% при полной оплате после брони в течении трех дней при кол-ве часов 16+ за месяц. -
2Если нужно привлечение клиентов (только в случае оплаты или предоплаты аренды) отправить арендатору пример страницы
https://indancingstudio.ru/sak... , или любой другой. И сказать чтобы арендатор отправил текст, фото и видео которые он хочет видеть на этой странице (формат страницы отстанется таким-же) почту indancingstudio@mail.ru
1. акция для быстрого привлечения клиентов (если есть)
2. Информация о педагоге (5-6 пунктов + одно фото лицом к камере (средний план или по пояс)
3. Одно видео со своих занятий или вяступления
4.Что входит в обучение (5+ фотографий с занятий или выступлений)
5. Цены
6. Расписание
-
3Создать группу Арендатора в СРМ системе
-
4Создать в расписании срм системы занятия с группой арендатора
-
5Записать на занятия арендатора и поставить статус учится
-
6Создатьб бронь на сайтах findsport и musbooking на текущий месяц или его остаток
-
7Cкинуть сообщение в вотсап по шаблону (бронь зала (постоянная аренда) в вотсапе
-
8Дождаться оплаты и внести ее в СРМ систему
Дата продажи - день аренды
Действует с - месяц аренды
Дата платежа - день когда поступил платеж (число в чеке) -
9Отметить на занятии в день когда он занимается
-
10Если Арендатор сообщил за 72 часа о переносе занятия то изменения в расписании в СРМ в течении сразу внести в расписание на сайтах find Sport и Musbooking
-
11Постоянные арендаторы вносят предоплату в размере 100% до 5 числа текущего месяца, в случае отмены занятий арендатор должен сообщить за 72 дня до их отмены, если менее чем за 72 часа то деньги сгорают, пропущенные занятие могут отработать в текущем месяце
-
12Аренда вендинг аппарата - в конце месяца внести в расписание занятие, выбрать группу вендинг, записать туда Татьяну вендинг (указать дату последнего числа текущего месяца), позвонить ей и узнать сколько вышло за аренду в текущем месяце и внести платеж (дата платежа должна быть за последнее число текущего месяца) (тел в списке рабочего стола администратора)
-
13Если арендатор уже занимается - написать ему 25 числа и спросить оставляет ли он часы которые были в прошлом месяце, если да то скинуть подтверждение брони
-
14Что делать в случае переноса занятия постоянного арендатора если он сообщил за 72 часа
-
15Если арендатор еще никогда не арендовал у нас зал
на постоянной основе (его нет в списке групп)
и хочет забронировать время, то он должен внести предоплату после брони в течении 3-х дней в размере 30% от суммы абонемента
4. Услуги по привлечению клиентов
Порядок действий и работы с арендаторами которым нужны клиенты
-
1В случае обращения в студию - звонок, заявка, обращение в вотсап, инстаграм (созвониться, проконсультировать, выяснить хочет ли записаться)
Если не хочет записаться ничего не делаем
Если хочет записаться выполнить п.2 -
2Добавить контакт в СРМ систему, поставить статус контакт передан, отправить в вотсап контакт преподавателю (шаблон сообщения найти в вотсапе под название "новый клиент"
-
3Обзвонить всех добавленных клиентов 15 числа и 30-31 числа выяснить занимается ли клиент сейчас и выставить статус в СРМ, выставить счета преподавателям
-
4Дождаться оплату, внести ее в СРМ систему в группу клиенты и в группу преподавателя
5. Работа с отчетами
Отчеты отправляются каждый день до 24:00 и в конце месяца (последнее число до 24:00) в отчетный чат по шаблону
-
1Формат отчета (каждодневный)
Платежи сегодня -
Платежи с 01 по сегодня -
Абонементы сегодня
Абонементы с 01 по сегодня
Занятия и посещения сегодня
Занятия и посещения с 1 по сегодня -
2Формат отчета за месяц
Абонементы за мес
Занятия и посещения за мес
Зал №1
Зал №2
Зал №3
Зал №4
Зал №5
Платежи за мес -
3Штрафы
1. Не соответствие информации в отчете с информацией в срм системе - 200р
2. Не соответствие информации в отчете с платежами (в отчете 1 рубль, поступило денег 2рубля) - 200р
2. Отчет отправлен позже 24:00 - 200р
5. Действия в случае прекращения работы
В случае прекращения работы администратора
-
1Администратор возвращает телефон своими силами по адресу ул. Белореченская 3 (оставить на охране)
-
2Обучает нового сотрудника (на время обучения зарплата администратора сохраняется)